In de blogserie ‘Overheid in Omslag’ spreken we met experts die werkzaam zijn binnen de overheid over onderwerpen zoals bedrijfstransformatie, datagedreven werken en informatiemanagement. We bespreken hoe ze omgaan met de uitdagingen op dit gebied, hoe ze kijken naar de nieuwe ontwikkelingen en welke initiatieven ze nemen om de snelle veranderingen bij te benen. In deze editie van ‘Overheid in Omslag’ spreken we met Gerard Twigt, Controller bij de Dienst Vervoer en Ondersteuning (DV&O).

De Dienst Vervoer en Ondersteuning is een landelijke dienst van de Dienst Justitiële Inrichtingen (DJI), die het vervoer verzorgt van arrestanten, gedetineerden en vreemdelingen. Digitalisering, informatie, data, processen… Wat houdt DV&O bezig in 2022?

Twigt: “Als DV&O zitten we in een veranderprogramma “De DV&O op weg naar 2025”. Binnen dat programma proberen we door middel van het Business Transformatie Framework het overzicht te behouden op het veranderingsproces. Want één van de dingen waar volgens mij veel organisaties mee kampen, is het borgen van veranderingen en de samenhang die er is met andere onderwerpen/activiteiten. Door het hanteren van die BTF-systematiek krijg je inzicht, overzicht en samenhang in de activiteiten die je moet ondernemen om succesvol te veranderen. We zijn bijvoorbeeld bezig met het in kaart brengen welke applicaties ons primair proces het beste kan ondersteunen en het inrichten van een veranderportfolio naar een drietal onderdelen. Op die manier hebben we inzicht welke projecten er lopen, aan welke doelstellingen ze een bijdrage leveren en welke processen geraakt worden. Dat overzicht geeft rust, omdat je weet wat er allemaal gedaan moet worden.”

Hoe ziet jullie informatiestrategie eruit?

Twigt: “Eén van onze strategische doelstellingen is ‘het nemen van beslissingen op basis van data’. We zijn dus druk bezig om de data die we daarvoor nodig hebben te ontsluiten en beschikbaar te krijgen. Gelukkig hebben we al een afdeling die daar vervolgens ook zinvolle rapporten van kan maken.”

“Eén van onze strategische doelstellingen is ‘het nemen van beslissingen op basis van data'.”

Twigt: “Inmiddels hebben we al rond de 800 processen en/of werkinstructies beschreven. Ook hier willen we een volgende stap maken door beter gebruik te maken van de procesbeschrijvingen door zogenaamde ‘metadata’ toe te voegen. Dan kun je bijvoorbeeld veel beter inzicht krijgen in je hoog risicovolle processen en bekijken of je compliant bent. Als je namelijk aangeeft welke wet- of regelgeving van toepassing is bij een bepaald proces, kun je veel gemakkelijker checken of bij een wijziging van die wet- en regelgeving je procesbeschrijving aangepast moet worden.

Tot slot denk ik dat in een tijd waarin je wilt automatiseren, dat niet alleen de “WAT” vraag belangrijk is, maar juist ook dat je processen beschreven en actueel moeten zijn. Ik ben ervan overtuigd dat IT-projecten mislukken of veel vertraging oplopen, omdat men voorafgaand aan een ICT-project, de WAT-vraag niet heeft beantwoord en men de processen niet op orde heeft. Dat levert altijd problemen op bij de uitwerking, omdat de programmeur altijd zal vragen welk proces je wilt automatiseren.”

“Ik ben ervan overtuigd dat IT-projecten mislukken of veel vertraging oplopen, omdat men voorafgaand aan een ICT-project, de WAT-vraag niet heeft beantwoord en men de processen niet op orde heeft.”

Wat is er nodig om deze strategie effectief tot uitvoering te brengen?

Twigt: “Om onze strategie ten uitvoer te kunnen brengen, heb je een plek nodig waar je al deze veranderingen bij elkaar kunt brengen en onderling met elkaar kunt verbinden. Want zoals aangegeven, is het borgen van veranderingen het moeilijkst binnen organisaties, want ‘de waan van de dag’ ligt ieder moment weer op de loer.

Het is dus belangrijk om naast de dagelijkse activiteiten – je core business – op de achtergrond gestaag te werken aan de lange termijn zaken. Je moet een einddoel hebben. Vergelijk het met een navigatiesysteem, als je geen bestemming ingeeft, dan krijg je geen routebeschrijving. Nadenken over die doelen is dus een belangrijke voorwaarde. Daarom hebben we een nieuwe visie, missie en motto gedefinieerd en is er een zestal strategische doelstellingen geformuleerd. Ook hebben we nagedacht over de uitgangspunten die we willen hanteren op weg naar 2025.”

Hoe kijk je naar de I-strategie Rijk ten aanzien van jullie strategie?

Twigt: “Ondanks dat de I-strategie toch vaak wat ‘hoog over’ is en niet alles direct van praktisch nut voor de dagelijkse praktijk van een uitvoeringsorganisatie, is vooral het statement dat ICT ‘chefsache’ is bij de DV&O dusdanig vertaald, dat de ICT-portefeuille onder de Algemeen Directeur valt. In de I-strategie van DJI is opgenomen dat organisaties binnen DJI zelf hun kennis op het gebied van ICT moeten verstevigen. Ook dat pakken we op door een nieuwe afdeling op te richten waar alle, nu versnipperde, ICT-gerelateerde activiteiten worden samengebracht. Vanuit daar gaan we langzaam verder bouwen om het veld van de informatievoorziening en het ICT-landschap verder te professionaliseren.”

Welke rol speelt het Mavim Platform in de uitvoering van jullie plannen?

Twigt: “Het Mavim Platform biedt ons de mogelijkheid om het veranderproces wat we hebben ingezet richting 2025 een plaats te geven binnen de DV&O. Een plek waar elke medewerker ook toegang tot heeft. Het geeft ons de mogelijkheid om een zogenaamde kennisbank in te richten waarbij we de onderlinge relaties en afhankelijkheden goed in beeld blijven houden en kunnen borgen. Dit geeft ons het gewenste overzicht, inzicht en samenhang.”

“Het Mavim Platform biedt ons de mogelijkheid om het veranderproces wat we hebben ingezet richting 2025 een plaats te geven binnen de DV&O”

Wat zou je andere overheidsorganisaties mee willen geven voor een succesvolle informatiestrategie?

Twigt: “Dat je vooral zelf moet bepalen wat het beste bij je past als organisatie. En daar dan uitvoering aan geven. Ik ben van mening dat het Mavim platform ons daarin prima ondersteunt. Ook de BTF-systematiek is een super handig middel om onze strategie verder vorm te geven. En houdt er rekening mee dat dit een traject van de lange adem is, dat je medewerkers moet vrijmaken voor de uitwerking en je ondersteuning krijgt vanuit directie en management. Binnen de DV&O krijgen wij gelukkig de ruimte om dat te doen. Ben je nieuwsgierig geworden? Neem dan gerust een keer contact op. Wij zijn ook heel benieuwd hoe jullie gebruik maken van Mavim.”
 

Tijdens de laatste editie van Overheid365 heeft Gerard, samen met Waterschap Hunze & Aa’s, zijn ervaringen op camera gedeeld tijdens het Webinar ‘Informatievoorziening als hart van beleid, toezicht en uitvoering’. Dit webinar kun je kosteloos terugkijken via deze link.