In de blogserie ‘Overheid in Omslag’ spreken we met experts die werkzaam zijn binnen de overheid over onderwerpen zoals bedrijfstransformatie, datagedreven werken en informatiemanagement. We bespreken hoe ze omgaan met de uitdagingen op dit gebied, hoe ze kijken naar de nieuwe ontwikkelingen en welke initiatieven ze nemen om de snelle veranderingen bij te benen.

In deze eerste editie van Overheid in Omslag spreken we met Richard Smilda, Coordinator Informatiemanagement bij Waterschap Hunze en Aa’s. Waterschap Hunze en Aa’s is verantwoordelijk voor het waterbeheer in Oost-Groningen en Drenthe. Om de taken te kunnen blijven uitvoeren en te voldoen aan de wet- en regelgeving voert het waterschap verschillende digitale veranderingen door in de organisatie. Richard Smilda neemt ons mee achter de schermen.

Digitalisering,informatie, processen… Wat houdt Hunze en Aa’s bezig in 2022?

Smilda: “Onder informatievoorziening verstaan wij het geheel van de organisatie en haar processen, informatie, applicaties en gegevens. Voor het uitoefenen van onze taken (veilig, schoon en voldoende water) werken we in onze bedrijfsprocessen met veel gegevens, daarom moet de organisatie daarvan in orde zijn. Ook als calamiteitenorganisatie zijn we gebaat bij een betrouwbare informatievoorziening. We zijn als taakgerichte organisatie datagedreven.”

“We zijn als taakgerichte organisatie datagedreven.”

Smilda: “ Bij Waterschap Hunze en Aa’s zijn we momenteel bezig met de implementatie van onze Informatie BedrijfsvoeringsPlan (IBP). Het IBP is een tactisch uitvoeringsplan met het doel de veranderopgave en informatievoorziening verder te digitaliseren. Als basis van dit plan ligt een portfolio. Deze portfolio wordt vormgegeven door de vertaling van alle wettelijke grondslagen die relevant zijn, zoals Basis op Orde van de Unie van Waterschappen, Informatieveiligheidsbeleid en het Privacybeleid. Daarnaast ook door technische ontwikkelingen om de informatievoorziening in te richten en te verbeteren.”

Het IBP is een verzameling van themagerichte veranderopgaven waarbij compliancy, technische ontwikkelingen en architectuur de input leveren.”

Wat is er nodig om de veranderopgave effectief tot uitvoering te brengen?

Smilda: “Om de veranderopgave in de informatievoorziening tot uitvoering te brengen zijn een aantal zaken van wezenlijk belang. Ten eerste moet er gekeken worden naar eigenaarschap binnen de organisatie. Wie is verantwoordelijk voor het verandertraject. Als tweede komt de architectuur in beeld. Deze kan een context, inzicht en samenhang brengen. Bij Hunze en Aa’s maken we gebruik van onder andere architectuurprincipes, vastgestelde afspraken en wettelijke kaders. Vervolgens vertalen we het inzicht naar concrete projecten en kijken we welke kennis en middelen er nodig zijn om de veranderopgave tot stand te brengen. Als laatste rust borging van de veranderopgave na oplevering in de organisatie.”

Hoe kijk je naar de i-strategie Rijk ten aanzien van jullie strategie en werkwijze?

Smilda: “Feitelijk gezien komt onze strategie in de grote hoofdlijnen overeen met die van het i-strategie Rijk. In principe staan we als overheid allemaal voor dezelfde uitdaging om de informatievoorziening te optimaliseren. Elke organisatie heeft daarbij net zijn andere obstakels en valkuilen afhankelijk van de bestaande bedrijfsvoering, maar het uitgangspunt is voor iedereen hetzelfde: met een digitale overheid naar een betere dienstverlening.”

“In principe staan we als overheid allemaal voor dezelfde uitdaging om de informatievoorziening te optimaliseren.”

Hoe draagt het Mavim Platform bij aan de uitvoering van jullie plannen?

Smilda: “Bij Waterschap Hunze en Aa’s gebruiken we Mavim voor vijf belangrijke onderdelen. Ons IBP portfolio wordt ten eerste beheerd in Mavim, zodat dit duidelijk en centraal opgeslagen staat voor alle betrokkenen. Ook beheren we onze architectuur in Mavim en houden we onze bedrijfsprocessen hierin bij. Mavim helpt ons daarbij duidelijkheid, inzicht en overzicht te houden.

“Daarnaast helpt Mavim ook met het onderdeel compliancy, zo wordt de PDCA voor Informatieveiligheid en Privacy middels ISMS in Mavim uitgevoerd. Als laatste doen we hier onze kennisborging in rondom informatiemanagement zodat iedereen weet wat er van hen verwacht wordt.”

Wat zou je andere overheidsorganisaties mee willen geven voor een succesvolle informatiestrategie?

Smilda: “Vertaal de strategie met behulp van de architectuur. Dit geeft inzicht in richting, context en samenhang. Betrek verder de eigenaren of verantwoordelijken als stakeholder bij de informatie strategie. Je zorgt daarmee dat de strategie van en voor iedereen duidelijk is. Bij Hunze en Aa’s werken we hier ook naar toe. Afspraken maken en vastleggen helpt om latere verwarring te voorkomen.”
 

Tijdens de laatste editie van Overheid365 heeft Richard, samen met Dienst Vervoer & Ondersteuning, zijn ervaringen op camera gedeeld tijdens het Webinar ‘Informatievoorziening als hart van beleid, toezicht en uitvoering’. Dit webinar kun je kosteloos terugkijken via deze link.