Begin januari schreef zorgminister Hugo de Jonge het al in een brief aan de Tweede Kamer: “We zijn onvoldoende wendbaar gebleken om de veranderingen die zich voordeden snel genoeg te kunnen accommoderen.” Hij doelde daarbij op de coronavaccinatie in Nederland die waarschijnlijk eerder had kunnen beginnen als hij de GGD’en eerder had gevraagd de systemen alvast klaar te maken voor grootschalige vaccinaties.

Wendbaar zijn om snel in te kunnen spelen op veranderingen is dus voor iedere organisatie belangrijk, maar hoe word je dat en wat bereik je er uiteindelijk mee?

Van afdelingsgestuurd naar procesgestuurd

Veel organisaties zijn van huis-uit traditioneel of afdelingsgestuurd. Op zich is dat een prima werkwijze om de activiteiten van de organisatie te coördineren en daarmee efficiëntie te creëren binnen het betreffende bedrijfsonderdeel. In de praktijk blijkt echter dat de efficiëntie, die wordt verkregen door het werken in afdelingen, vaak verloren gaat door de vertraging die oploopt als het estafettestokje tussen verschillende afdelingen moet worden overgedragen. Om als organisatie wendbaar te worden, zul je allereerst een transitie moeten maken van een afdelingsgestuurde organisatie naar een procesgestuurde organisatie die procesgestuurd werkt. Dat lijkt geen sinecure, maar is eigenlijk een stuk minder ingewikkeld dan je op het eerste gezicht zou denken.

Processen in kaart

De eerste stap is de vastlegging van alle primaire processen. Hiermee zet je als organisatie de eerste stap op weg naar een betere sturing, een grotere flexibiliteit en meer grip op kwaliteit. Afhankelijk van de omvang van je organisatie is het van belang om processen te uniformeren. Daarna kun je gaan starten met het optimaliseren van processen waarmee je winst kunt behalen in bijvoorbeeld doorlooptijd en/of efficiëntie.

Missie, visie en strategie

Vervolgens is het belangrijk om de link te leggen tussen de missie, visie, strategie en processen van de organisatie. Want dan kun je namelijk bij een strategiewijziging direct identificeren wat er in de processen aangepast moet worden om de nieuwe strategische doelen te bereiken. Bovendien wil je snel kunnen identificeren welke impact een nieuwe wet of andere wijziging in de externe omgeving heeft op de specifieke werkgebieden van jouw organisatie. En uiteraard wil je ook snel nieuwe processen kunnen ontwikkelen die aansluiten bij de veranderingen die zich voordoen.

IT-landschap op de kaart

Dat betekent dat ook meteen helder moet zijn door welke ICT-applicaties die processen worden ondersteund, zodat je weet welke systemen aangepast dienen te worden. Ook is het dan handig om te weten wie van zo’n wijziging impact gaan ondervinden; kortom, inzicht in rollen en verantwoordelijkheden is hierbij een vereiste. Pas als je een breed inzicht creëert, kun je snel acteren als veranderingen zich voordoen.

Een digitale tweeling als resultaat

Hiermee heb je eigenlijk al de weg ingeslagen naar het creëren van een digitale tweeling van je organisatie. Een digitale tweeling is namelijk een digitale kaart van de hele organisatie: processen, applicaties, architectuur en data, maar ook de onderlinge relaties daartussen en de bijbehorende afdelingen. Het Mavim-platform helpt je om alle gegevens en de onderlinge relaties, onder andere in doorklikbare dashboards en begrijpelijke platen te visualiseren. En een organisatie die goed inzicht heeft in haar bedrijfsvoering en de samenhang ziet tussen de uitvoering, de business en haar eigen strategie, kan snel anticiperen op veranderingen en mag zich met recht een wendbare organisatie noemen.

> Lees in dit e-book meer over de voordelen van een digitale tweeling van je organisatie

> Of bekijk de blog over sneller volwassen worden met een digitale tweeling

Auteur: Nathalie Ramas