Digitalisering gaat snel, ook bij de overheid. Er zijn twee parallelle veranderingsprocessen: de digitalisering van de uitvoerende processen zelf, inclusief informatiehuishouding en besturingsmodellen, en de modernisering van ICT-voorzieningen. Daan Rijsenbrij en Hans Timmerman over de problemen en doelen van een moderne informatievoorziening bij de overheid.
Bedrijven, overheidsorganisaties en burgers rollen in hoog tempo het digitale tijdperk in. Van ICT als hulpmiddel naar ‘digitaal als proces’. Van digitale data als snel informatiemiddel, naar digitale data als basis, kern en zelfs ‘geheugen’ van de organisatie. Ook bij de overheid gaat digitalisering snel. Niets doen is geen optie en op sommige plaatsen zijn al disruptieve maatregelen noodzakelijk. Wij schrijven al meer dan een paar jaar over dit onderwerp: vanaf het IT-Deltaplan (2019) tot allerlei concrete artikelen, zoals dit stuk (pdf). Het is tijd om de discussie weer aan te zwengelen, want uit zichzelf lossen de problemen niet op.
De overheid heeft veel vakbekwame ICT-architecten op haar loonlijst staan, die lokaal interessante ideeën en oplossingen hebben, en graag willen bijdragen aan een moderne i-overheid. Onderstaande tekst is ontstaan vanuit ideeën van die ICT-architecten, waarbij wij de rollen van katalysator en penvoerder hebben vervuld. Binnenkort zullen enkele van die ICT-architecten – voortbouwend op deze notitie – interessante oplossingscontouren formuleren. Hieronder sommen we enkele geïnventariseerde essentiële problemen op.
Overbodige complexiteit
De complexiteit in wet- en regelgeving en in het beleid van de verschillende ambtelijke organisaties is (te) hoog. Waardoor de complexiteit zowel in de uitvoerende processen alsmede in de vraagstelling aan ICT-architecten en software-bouwers onnodig hoog wordt. En het gebruik en vooral de veranderbaarheid in de toepassing van de ICT ernstig wordt belemmerd.
Risico’s te hoog
Oplossingen worden zelfs door de gebruiker nauwelijks begrepen op functioneel niveau. Dat is zeer onwenselijk. Daarnaast zijn de referentiearchitecturen voor de overheid nogal gedateerd en voor deze complexiteit nauwelijks praktisch toepasbaar. Tenslotte wordt nauwelijks een noodzaak gevoeld om de legacy snel op te ruimen. Dat houdt complexiteit in stand en maakt de uitvoeringsrisico’s alleen maar groter.
Datachaos en beperkte digitale geletterdheid
Datachaos is in veel overheidsorganisaties aanwezig en frustreert het slagvaardig handelen. Veel gebruikers weten nauwelijks wat ze allemaal zouden kunnen doen met de data die hen (potentieel) ter beschikking staat. Data stroomt niet optimaal tussen overheidsorganisaties en soms zelfs niet binnen overheidsorganisaties. Onvoldoende datadeling en -integratie tussen de overheidsorganisaties is een probleem.
De huidige kwaliteit van de informatiehuishouding bij de overheid is onvoldoende om slagvaardig te kunnen handelen, en onvoldoende voor de burger om zijn of haar informatiepositie ten aanzien van de overheid te regelen. Daarnaast zijn veel ambtenaren onvoldoende digitaal geletterd en bemoeilijkt verouderde technologie de modernisering van de huidige IT. Nieuwe mogelijkheden worden nauwelijks gebruikt. Daardoor kan niet het hoofd worden geboden aan de toenemende complexiteit.
Beperkt toekomstbeeld en vraag naar modernisering
De overheid verdiept zich nauwelijks in de kansen met toekomstige technologie. De vraag naar moderne architecturen en IT-oplossingen is nauwelijks aanwezig bij de business en het ontbreekt aan eigenaarschap en nuchter en zakelijk opdrachtgeverschap. Ook cybersecurity en privacy zijn nauwelijks verankerd in de huidige en toekomstige architectuur. Er worden veel omvangrijke rapporten geschreven, waarmee echter weinig wordt gedaan.
Terecht wordt complexiteit bij de essentiële problemen genoemd. Het oplossen van onnodige – en vooral overbodige – complexiteit is een van de hoofdtaken van een architect, waardoor ook de besturings- en uitvoeringsrisico’s enorm kunnen dalen.
Uitgangspunten bij de transformatie naar die moderne i-Overheid
- Architectuurplaten horen (ook) begrijpelijk te zijn voor de burgers. Vooral zij moeten begrijpen hoe hun overheid werkt.
- Overheden moeten meer leren van grote bedrijven. Zij hebben ook geleerd van hun fouten en willen die kennis zeker delen.
- Opbouwen van een informatiehuishouding die inzicht geeft aan de burger is essentieel. Werkprocessen op uitvoerend niveau moeten vanuit het perspectief van de burger worden ontworpen.
- In deze transformatie moeten niet alleen de ontwikkeling van de business en de ICT hand in hand gebeuren, maar deze moet vooral worden verricht door de overheid zelf. Met, eventueel tijdelijke, coaching en feedback van buitenaf.
- Eigenaarschap moet vanuit de inhoud worden genomen. Dit moet nuchter en zakelijk worden gestuurd (opdrachtgeverschap) naar oplossingen die binnen de menselijke maat vallen.
Het uiteindelijke zakelijke doel
Een ontwerp van een moderne IT-ondersteuning voor een alerte, gestroomlijnd functionerende en reagerende overheid is het doel. Dit moet nuchter en zakelijk worden aangepakt, waarbij potentiële (zeker overbodige) complexiteit al in het ontwerp moet worden vermeden.
Het uiteindelijke menselijke doel
Burgers, bedrijven, (mede)ambtenaren en partners moeten optimaal kunnen functioneren met die moderne i-overheid, relaties onderhouden en dienstbaar zijn aan de maatschappij.
Bron: IT Executive