Dit artikel licht een tipje van de sluier op van het webinar ‘‘Hoe structureer je het beheer van je compliance en IT-processen?’ tijdens het online congres Overheid365 op 22 maart 2022. Schrijf je hier in.

Introductie

De overheid werkt aan het verbeteren van de dienstverlening. Deze wordt persoonlijker, centraler, herkenbaar en gebruiksvriendelijker. Om dit te realiseren moeten overheidsinstanties meer gegevens met elkaar uitwisselen en vaker samenwerken, digitalisering draagt hieraan bij. In de afgelopen jaren zijn hier veel stappen in gemaakt, zo ook door het Ministerie van Financiën. Het ministerie heeft samen met Mavim en Voquals gewerkt aan meer inzicht en uniformiteit in de IT- en werkprocessen. Hierdoor kunnen ze gegevens makkelijker uitwisselen en burgers beter van dienst zijn.

De situatie

Het Ministerie van Financiën werkt voor het afhandelen van klachten, (informatie)verzoeken en storingen van burgers in twee verschillende IT-omgevingen en verschillende teams. Deze manier van werken is niet efficiënt en maakt het moeilijk om informatie van binnenkomende meldingen uit te wisselen. Het staat daarnaast pal tegenover de overheidsbrede visie voor een gecentraliseerde dienstverlening. Het ministerie wil daarom de twee IT-omgevingen voor dienstverlening samenbrengen in een gedeelde service management tool, zonder de regelgeving uit het oog te verliezen.

De uitdaging

Het samenbrengen van twee IT-omgevingen en teams, en het implementeren van een nieuw IT-systemen kan zorgen voor obstakels. Elk team heeft immers zijn eigen manier van werken. Voor een succesvolle overstap naar de gedeelde service management tool zijn er duidelijke en uniforme afspraken nodig over de werkprocessen en betekenis van begrippen. Deze moeten vervolgens inzichtelijk en toegankelijk zijn voor alle betrokkenen. Dat was nog niet het geval; weinig processen waren goed uitgewerkt en als deze er wel waren werden ze opgeslagen in versnipperde documenten en diverse omgevingen.

De oplossing

Om de processen inzichtelijk te maken gebruikt het Ministerie van Financiën het Mavim platform. Mavim maakt het eenvoudig om processen uit te werken, vast te leggen en te delen. Voor een optimale inzet van het platform, schakelde het ministerie de hulp in van Mavim-partner Voquals. Het Multi Compliance Framework (MCF) van Voquals helpt om bedrijfsprocessen te koppelen aan standaarden. Omdat in het MCF al een voorgeschreven lijst zit van processen gebaseerd op ITIL en COBIT - referentiemodellen die helpen om nieuwe technologie te introduceren en implementeren binnen een organisatie - wordt veel tijd bespaard. Deze processen hoeven enkel uitgewerkt en aangepast te worden naar de situatie van het ministerie. Met workshops en via het management werd de organisatie vervolgens op de hoogte gesteld en geïnformeerd over de uniforme processen in Mavim.

Resultaat

Het uitwerken, standaardiseren en organiseren van IT- en werkprocessen in Mavim aan de hand van het MCF zorgt ervoor dat de implementatie van de service management tool soepel verloopt. Door het inzicht in de processen kan er sneller gereageerd worden op veranderingen en problemen, en kan de burger uiteindelijk beter bediend worden. Daarnaast krijgt het Ministerie van Financiën hierdoor meer controle op conformiteit van de regelgeving en is de organisatie beter wendbaar voor toekomstige veranderingen.

Wil je weten hoe je IT-gerelateerde processen kunt inrichten, implementeren en opvolgen met de nodige controles? Schrijf je dan in voor het webinar: ‘Hoe structureer je het beheer van je compliance en IT-processen?’ op dinsdag 22 maart om 09:30 uur. Deelname is kosteloos.